幹事会議事録9月号(2022年度）

2022 年度 第６回幹事会議事録 

開催日：2022 年９月１０日

開催場所：館町会館 1 階ホール

出席者：１８名 欠席者３名

作成日：2022 年９月 3０日

作成者：事務局

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議 題

＜会長・報告＞

(1)会館整備検討委員会

＊7/29 八王子市長宛要求書[対外文書管理 No. 館団発 2022-01 号]を提出後、回答が無いた め確認→協働推進課、建築課、清掃設備整備課と関係する部署と確認を取り合って回答書を作成し、会議にて承認を得る必要があるため時間が掛かる為、もう少し待って欲しいとの事 ＊9/末の予算申請期限については上記事情により期限を過ぎても考慮するとの回答有

(2) 横山南地区町会自治会連合会

＊横山南地区の青パト担当は 8 月と 3 月、館町団地自治会の実施日は 8/21 自主防災隊防犯班 7B 豊田さんとともに団地内パトロールを実施→特に異常は見られなかった

＊「みんなの川と町の清掃デー」で配布される物資を 8/26 市民センターにて受領 物資は２階会議室に仮置き

(3)自主防災隊

＊8/27 夏祭り開催中の交通安全の為、夏祭り会場付近の交通整理を依頼、実施 交通量、一時停止状況の報告有 事故等なく無事終了 ＊館町地域防災訓練 12/10（土）開催予定 館町団地防災訓練の一環として昨年度よりスタート 幹事、自主防災隊役員、一般会員に参加願いたい 毎年幹事全員が参加することで、いずれは全会員が訓練内容を経験出来る 早く経験したい方は幹事以外も参加可 館町地域の一員として協力し合える体制を構築したいので是非参加して欲しい （館町町会は館町団地よりも規模が大きいので、館町団地に物資などで必要なことが出てくれば， 支援するとの申し出有。近隣町会との協力体制を構築するのも大切なこと） (4)八王子市社会福祉協議会

＊会員加入募集の依頼有

＊加入ご希望の方は入会申込書に住所、氏名、金額を記入し、会費を添えて各ブロック幹事へ

＊各ブロック幹事は第７回幹事会にて会計へ提出願いたい

(5)東京緑化推進委員会

＊「緑の募金」への協力依頼 自治会費より「館町団地自治会」名で募金してはどうか？ （単純に 1,000 円とか 2,000 円とか、もしくは１世帯当たり 10 円として 2,890 円とか）

　幹事会で話し合った結果、３０００円を募金することで決定。

＜事務局＞

(1)自治会幹事の負担軽減（手続き簡略化：前回の続き）

＊会員移動連絡書を幹事が保管する。この用紙は転入・転出・訃報を記入でき、従来から使われて いるものである（若干の修正はある）。

・入会の場合は、この移動連絡書と入会書をセットで事務局へ幹事が提出する。

・転出、訃報の場合は、移動連絡書のみを事務局へ提出する。

・退会の場合は移動連絡書に理由を記入してもらう。

＊館町団地居住者案内図：最新版を幹事用として配付するか。 （最新版は９ヶ所を修正したものである。2022.4.4 改訂版は６ヶ所のミスがある）

(2)緊急時と日常の連絡網

＊連絡網はコミュニケーションのベースで、会員同士・会員と幹事・幹事同士・幹事と委員会・幹 事と外郭団体等、横のつながりに必要不可欠なものである。現状は、

・緊急時の連絡網は会員名簿であるが、改訂が１～３年で最新情報ではない。

・日常の連絡網は幹事会では連絡網とデリバリー網がある（幹事同士は最新情報を共有している）。 幹事と会員については会員名簿で、最新情報ではない。

＊ブロック毎の連絡網を作って、ブロックの会員に配付してはどうか（今後の継続案件）。 ・背景は今後の災害に対して、緊急時ほど正確な情報と最新情報が必要になると考えられる。

＊回覧板を新調したい：バインダーを探して新調していきたい。

[質問・意見] ☒館町団地居住者案内図の最新情報は届けるものなどがあるから必要である。 ☒情報を幹事が知っておいた方がよい。

☒「ほたるの家」ではなくて、「ほたるの里」です。訂正してください。 次回の幹事会で館町団地居住者案内図の最新版を配付する。

☒移動連絡書（幹事保管）は記入後、事務局に提出し確認されたら、返却されるのか。 Ⓐ返却される。

☒電話番号の変更の時は？ Ⓐこの移動連絡書を使って変更を事務局へ知らせる。

☒幹事規定の変更は必要か。 Ⓐ手続き上の変更だけで、内容の変更はないので、必要はない。 幹事が移動連絡書を保管し、転入・転出・訃報時に使用することを幹事会で決定した。 ☒連絡網は団地全体でやってもブロックごとにやっても、個人情報について了解をとる必要があ る（個人情報保護法の観点から）。 ☒個人情報というけれど、社会の中は個人情報であふれている。

☒現状、会員名簿が入っているパソコンに不備がある（バッテリーが不良）。

＜施設管理部＞

(1)北公園のペンキ塗り（８月１日）

＊参加者１０人ちょっと。ペンキ道具、下処理、飲み物などは「なごみ」で用意。 「なごみ」がこうした企画を考えていて、その第１号だった。

(2)不用品処理の進捗と今後

＊現在全体の６０％前後の進捗。処分品のリストを作り、引き取り希望者を募集。 併せてこのことについての意見も集約したい。「会館内の不用品の処分についてのお願い」をブ ロック回覧。

＊市から自治会に対して設備支援の案内が来ている（申請が１６日まで）。 総会などで使えるようにパイプ椅子を新調。軽量のものを注文。

＊プラスティックのイスはお祭りの時に外で使うようにする。

(3)会館清掃、会館内外のチェック

＊会館周りの除草完了。靴箱とスリッパも清掃済み。玄関の鉄柱と天井の補修は年内に実施。

(4)８月会計報告

＊会館使用料５１００円。会館使用人数２０７人。８月残高８４９９１円。購入品の希望あります か。

＜会 計＞

＊会館の使用料についての調査結果。 今年度と昨年度を比較すると、昨年度の方が多い

（３月分～７月分）。昨年度は 5 月がピークで ６月以降減少しているのに対して、本年度は６月以降も増加傾向である。今後の推移をチェック する。

＜安全衛生・保繕部＞

＊全戸一斉の草刈り、U 字溝の作業 ・草刈りはなごみと施設管理部のおかげでかなり状態がよい。全戸一斉の草刈りは実施しない。

・U 字溝作業は１０月１５日、１６日の２日間実施。いずれも午前中に作業したい。U 字溝内の 土砂・雑草の除去・土砂上げ・道路脇の雑草刈りが主な作業。目地止めは大変なので行わない。

[質問・意見]

☒セメントの扱いはないのか。

Ⓐ扱いはない。必要に応じて市にお願いしたい。

☒U 字溝は市にお願いできないのではないか。

☒U 字溝のセメントは市からもらうから、市がやってくれるような気もする。

☒マスの清掃は市にお願いできているか。

Ⓐ市に依頼する。

☒毎年やっていた草刈りはないのか。

Ⓐ実施しない。会館周りのひどいところは「なごみ」にお願いしたい。

☒いずれにせよ市に確認する必要がある。やってもらえるのならありがたい。

＊会館のそばの遊歩道にスズメバチの巣がある。駆除をお願いしてある。通行する際には気をつけ てほしい。作業が終わったかを至急確認する。 

＜広報部＞

＊団地広報誌が作成し終わった。配布をお願いする。

＜レク部＞ (1)お祭り関連 ＊夏祭り：お疲れさまでした。お世話になりました。多くの住民の方に来場いただきよかった。

＊夏祭り後の反省会について ・それぞれの部の代表が反省会に出ていたので、その場でいろいろな意見が出た。

・草刈り：「なごみ」に依頼してもよかった。けっこう大変だったので。 ・パイプ椅子：軽いイスを使えれば。

・櫓：来年度も組まない方向で。

・無料券、抽選会の様子から参加した世帯は２００世帯弱と思われる。

・写真があったら提供してほしい。

・予算が５４万だったが、予算内で収まる見込み。

[質問・意見]

☒イスの数は飲食があればもっと必要になるのでは。

☒しっかり反省をして引き継ぎをした方が良いと思う。実行委員会や幹事会で反省をして、資料 を作った方がよい。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上