幹事会議事録10月号(2022年度）

2022 年度 第７回幹事会議事録 

開催日：2022 年 10 月 8 日

開催場所：館町会館 1 階ホール

出席者：１８名 欠席者３名

作成日：2022 年 10 月 3０日

作成者：事務局

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議 題

＜会長・報告＞

(1)会館整備検討委員会

＊7/29 に提出した市長宛会館整備要望書に対し、現時点でも回答文書は得られていないが、

　協 働推進課・青柳課長より 9/26 に電話連絡があり、以下のようにコメントを頂いた。 　「市長名で回答する文書は出来ていて、発行決裁待ちとなっている。内容は変わらないの

　で電話 にてお伝えしておく。

　　① ご要望の現会館耐震工事を市で実施することは出来ない

　　② 自治会で会館を新築するのであれば、解体～更地は市の負担で行う

　　③ 更に補助金も過去の経緯を考慮し、規定の金額より割り増しを検討する

　尚、以前お話のあった殿入西公園に建てて完成後に解体する方法については条例上困難」

　との事（殿入西公園の件は文書記載内容外）

＊回答文書の詳細内容を確認後、会館整備の今後について検討し、その内容について自治会

　員皆 様の承認を得た上で方向付けの予定。

(2)横山南地区町会自治会連合会

　9 月 17 日 定例会 （八王子市町会自治会連合会）

＊協働推進課より令和４年度東京都「町会・自治会による防災対策普及啓発事業助成金」の

　案内に ついて情報提供有。

＊10/25 防災講演会「多発する災害時における避難所の運営、避難のあり方」

＊「まちの腕きき掲示板」の案内。

＊いちょう祭りは 11/19～20 に例年通りの内容で実施予定。 （高尾警察署）

＊10/7 の八王子市防犯のつどいに横山南地区町自連からは 5 名出席の予定。

＊アポ電詐欺は横山南地区で散田、めじろ台、椚田が多い、8 月も 11 件中 5 件は横山南地

　区で発 生。アポ電が入った場合はすぐに警察へ通報して欲しい。

　（横山南地区町会自治会連合会）

＊館クリーンセンターが 10/1 より稼働（10/1 落成式） それに伴い、北野清掃工場は 9/末

　で終了（プールは 12/28 迄）

＊宿泊研修が中止となったため、日帰り研修を実施したい。 11/16 に館クリーンセンター、

　戸吹清掃工場の視察等、八王子市内で実施。

　11/19 に予定していた定例会は研修実施に変更。

(3)四役専門部長会

＊自治会員減少阻止を目指して検討。

　① 幹事負担軽減　 ②自治会のメリット

＊後期は幹事会の１週間前に定期的に開催し、検討の予定。

＊来年度「自治会改革検討委員会」設置を目指す。

(4)お祭り実行委員会

＊10/2 新春文化祭に向けて、お祭り実行委員会を開催。

＊夏祭りは飲食禁止で実施したが、新春文化祭は餅つきがメインの行事、実施すべきか中止

　すべき か、もしくは他の行事のみ実施するかを議論。 ⇒新春文化祭はしっかりと感染対策

　して開催、餅つき等も実施し、飲食も屋外のみ OK とする。

　但し、会館整備の都合で変更となる可能性有。詳細は今後詰めて行く。

(5)自主防災隊

　＊昨年は出来なかったが、毎年行ってきた「防災隊協力隊員の募集」をブロック回覧で実

　　施したい。

　＊大災害発生の場合、消防署は人口密集地区を優先し、館町団地には来ることが出来ない　

　との事。 大災害に備え、訓練した防災隊協力隊員が必要。 （※既に募集案内の用紙が棚に　

　入っているので、回覧して欲しい）

(6)今後の会員名簿の運用

＊昨年度、会員名簿の更新年度であったが、個人情報保護法の事情により断念。

＊名簿は特に災害時の安否確認、救助活動にはとても重要な情報となるため、更新して活用

　出来る ようにしたい

＊あいうえお順ではなくブロック別にするとか、いざという時の活用のしやすさも考慮した

　い。 ※個人情報保護法のルールに沿った運用方法を検討

(7)東京都共同募金会「赤い羽根共同募金」

＊募金用の封筒は 90 部しか配布されていないため、各ブロック分は 4～5 部しかない。

＊「募金される方は一部ずつお取りください」とのコメント付で回覧して欲しい。

＊チラシの裏面に歳末たすけあい運動のチラシが印刷されている。

＊募金は自治会費集金時にお預かりし、会計へ。

＜事務局＞

(1)自治会幹事の負担軽減（手続簡略化）

＊各幹事に転出入のフローチャートを配付。この資料を保存版として今後利用する。

(2)幹事間のデリバリ網の変更と確認

＊デリバリ担当者とルートの一部変更（見直し）について、当事者の了解を得て資料作成し提案し た。幹事会の了解を得た。

＜施設管理部＞

(1) 不用品処理の経過と今後

＊９月末をもって全戸に希望品の問い合わせ完了。

＊希望品は１件日立のノートパソコン希望者と話し合い使途などの詳細を確認万一何らかの

　データーが残っていたら完全消去流用しないことの同意書をもらい引き渡す。同意できな

　い場合は引き渡さない。

＊残りのものは備品台帳から消去し不燃ごみ有償引き取り業者及び市の廃棄ルートを通して　

　10 月中に処分を完了させる。

＊費用は施設管理の予算で処理

＊備品の棚卸は来春に行う

＊表彰状のフレームどうする

＊シュレッダー購入したので古い物は幹事希望者に貸与

(2)会館清掃

＊玄関右階段下の物置を除いてほぼ正常な清潔環境を維持できている。

＊階段下物置の整理は１１月の予定

＊エアコンの内部カビがかなりひどい。古いので業者の清掃中に故障のリスクはあるがとり

　あえず 一番人数が多く使うホールの２台を業者に依頼してクリーニングしてもらう。業者

　は団地の会員

＊トロフィーの棚が空いたところで有効活用としてその棚を施設管理の清掃用具の保管だな

　として活用する。

＊事務室の整理整頓は四役の努力でほぼ完了

(3)会館および内外の点検

＊団地会館内外の点検とその結果による対応は１０～１１月にかけて実施。会館は今後の方

　向によ るが今のところ最低限必要なことしか対応しない。 ＊団地内の消火器保管ケースは

　かなりひどい汚れが放置されたままなので今年中に最低限洗浄し てリーズナブルな見栄え

　にする。

＊団地内の消火設備の点検。前回の点検結果が対応されているかの検証

＊駐車場のはみ出した芝の除去と白ペイントの補修

(4)９月末までの会計

＊会館使用料９６００円。残り残高５５６８６円。

(5)そのほか

＊お祭りのアルバムは新春文化祭の時に希望者に配付したい。（レク部対応）

＊エアコンクリーニング実施。予算の関係でホールの２台を優先。 団地内の住民の方にクリ　

　ーニングを依頼。格安でしていただいた。

＊ブラウン管テレビの処分→費用が発生しそう。

＊そのほかにもアンプなど２０年以上置かれているものがある。

＜会 計＞

＊後期自治会費の集金について説明。ブロックごとに集金をお願いしたい。

[質問・意見]

☒団地全体の会計予算の執行状況について、会計として把握しているか。 それぞれの専門部や事務局の予算の執行状況について把握しておくことが必要ではないか。活動に見合った予算立てを考えていくこともあってよいのでは。

　Ⓐ会計としては年度末の出納帳や領収証で予算を管理しているので、予算の執行状況等につい ては把握していない。メール等で予算の状況について、報告してまとめることは可能だが・・・。

☒幹事会として承認されれば、活動に見合った予算を再度立てていくことも可能なのではないか。

☒総会で承認を得て計画・執行されている予算であるから、予算を再度立てるなら、異なる使い 方をする旨を住民に説明する必要があるのではないか。

＜安全衛生・保繕部＞

(1)駐車場裏のスズメバチ

＊市を通して「和（なごみ）」に駆除を依頼。 対応してもらっているが、巣が見つからず、まだ数匹とんでいる状況。 注意喚起の看板を設置。

(2)U 字溝の掃除

＊１０月１５日（終わらない場合は１６日も）に実施予定。 手袋は世帯数で配付。ごみ袋はブロックごとに必要枚数配付する。

[質問・意見]

☒「ブロック内にまとめて１か所、マスの近辺」とあるが具体的な場所は？ Ⓐブロック内で場所を決めてまとめて出しておいてもらえれば大丈夫。

＜広報部＞

(1)前期の活動内容の報告

＊掲示板の建て替え

＊団地ニュースを２回発行

＊夏祭りの準備 ＊規約の整理

＊会員名簿の作成・更新に向けて

＜レク部＞ (1) 夏祭りの予算 ＊おおむね予算計画通りに進められたが、販売用の飲み物の購入が多くなり、１００００円ほど予 算オーバーとなった。

[質問・意見]

☒抽選会のテレビの扱いをどうするのか。

Ⓐ新春文化祭で抽選会をするという案もあるが、場所と予算の関係で難しそう。扱いについ

　ては今後検討していく。

☒夏祭りの反省は行うのか。お祭り実行委員会のあり方や計画書の内容について、振り返る必

　要 があるのではないか。

Ⓐお祭り実行委員会の中で議題とし、反省をまとめていく。次年度に引き継げるように資料　

　を 作成する。幹事からも意見集約する。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上