幹事会ニュース7月号

＜会長挨拶＞ メーリングリストでの返事はできるだけ早く。「後から返事」でもいいので。 入っていない二人に対して、大事なものは、発信者から印刷物で渡す。

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■報告事項

＜会計＞ 「交通費」の件、資料 2 枚目(算出例)参照。 各部に精算表を渡します。前渡金から支払いを。

＜広報部＞ 1 回目の広報発行。殿入北公園の掲示板補修しました。

＜安全衛生・保繕部＞ U 字溝の点検、街灯チェック、道路標示の確認。 22B のり面の土留め見積もり。街灯 3 つが球切れでヤマモト電気に見積もりを取っている。 秋の草刈の軍手などの資材の申し込み、100 人程度で申し込む。屋外で「密集」を注意。

＜施設管理部＞ 本日清掃作業。その他の案件は、メールで報告の通り。 コロナ感染症対策としてのチェックシートは今後も続ける。

＜レク部＞ 資料 5 枚目(5/31～6/2 メーリングリストでの意見交換内容と、レク部としての中止提案)参照 レク部としては、秋祭りについて中止の結論に至った。 3 か月前に判断（ヤマモト電気は早く連絡がほしい）となったが、8 月の幹事会では遅いと のことで、幹事会として採決。秋祭りは大多数で「中止」と決定。今後の進め方は、秋祭り の協力者の方々と連絡を取り話し合って了解が取れた時点で、会員全体にお知らせする。

＜事務局＞ 資料 3 枚目(会員状況調査)、会員数などのチェック

＜会長より＞ ①「会館の耐震化」について 市の共同推進課にメールを出して、建てた時点で欠陥があったことや、大きな災害時に会館が 避難所・救護所として使用したいのでどうしても耐震化をしたいと要望した。市の清掃部施設 整備課と建築部建築課に相談してくれるとのこと。検討に時間がかかるとのこと。一応メール を受け取ってくれた段階。自治会でやろうとしても今の財政ではできない。 ②「15 ブロックの再編」 手続きについては、メーリングリストでよく検討された。 15B を道路で二つに分け、それぞれ 14B と 16B に編入する形で進める。幹事が一人減る分は レク部より。来年の新幹事への連絡と 14B 15B 16B のブロック会で了承を取る必要がある。 ③「幹事をできない人」については、ブロックで認めればいいと思っていたが、「できない」が「自 治会をやめます」につながってしまう場合が出ている。幹事ができなくても会員でいて頂けれ ば会の存続面からすればありがたい。ただ、幹事の引き受け手が減れば、一部の人に負担がか かる。幹事の負担軽減も考えて引き受け手を増やすことも重要。ブロック任せでなく、ガイド を発行することにしたい。もう少し時間をかけて検討する。

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■協議事項 「会議室に残す文書は何か」（会長提案） かなり昔からのキングファイルが残っているが、ある程度の期間で処分する必要があるのだが どう処分していいのかルールがない。何を残しどう処分していいのか決まりがない。 会長としては、総会議案書・総会議事録・幹事会議事録・ tatekanji2021 も公式化しておきた い。ルールを作って、総会にかけないといけない。文書で残すのか、電子データで残すのかの 点についても検討しておきたい。この点についても今後検討する。