第12回　幹事会議事録３月号(2022年度）最終版

開催日：2023 年 3 月 11 日

開催場所：館町会館 1 階ホール

出席者：20 名 欠席者 1 名

作成日：2023 年 3 月 3０日

作成者：事務局

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議 題

＜会員名簿の件について＞

会員より広報部長あてにメールが入り、以降事務局で対応した。メールでのやりとりを行う。当該 会員に「内容について幹事会に出席し、その中で説明をしてほしい」と依頼した。経緯について は、事務局で資料を作成した。幹事会にて説明をしてもらった。

（会員より）

・会員名簿については広報部の扱いなので、広報部長に質問を出した。

・会員名簿に「通り」を入れてほしい。数名の会員からも同じような希望が出ている。

・バックアップファイルは防火金庫に入れてほしい。会館に防火金庫を備えつけてほしい。 ・従来の個人情報取扱規定に必要なものを追加しておけばよいので、新しく作り直す必要はない。 改定で済む話ではないか。

✱意見は意見として承っておき、幹事会で検討することにする。

＜会長・報告＞

(1)会館整備検討委員会 ・臨時総会結果より、現会館を解体して新築することに決定。

・結果を市に伝え、解体工事の工期を確認 ⇒推定となるが、長くても３～４か月との事。

・解体時期は 2023 年度 10 月以降で調整したい。業者の空き具合により多少前後する可能性が あるが、10 月に会館内のものを保管先に移し、11 月より解体という日程で調整したいと考え ている。

・新築工事については 2024 年度早々に着手出来るように準備を進めたいと考えている。

・検討委員会メンバーは会長含めて野田さん、高橋さんに残留して頂き、あとは新幹事から数名参 画して頂く予定。

(2)お祭り実行委員会

・3/5 新幹事が来年度の活動計画書を作成する前に実行委員会にて来年度に向けた整理を行い、新幹事レク部へ情報出し。

(3)横山南地区町会自治会連合会

・案件が多く時間的余裕がないため今回は議事録を回覧するが、重要事項のみ説明。 ⇒高齢者世帯実体調査有。民生委員

・児童委員が対象者宅を訪問。詳細は回覧の「令和５年度 (2023 年度)高齢者世帯実態調査実施のお知らせ」を参照。

(4)公衆街路灯移管手続き

・2021(令和３)年度に移管手続がなされたが、業者選定遅れにより移管時期が遅れて再度手続き が必要との事で現在各防犯灯を調査中。

(5)電柱取付看板

・安全衛生保繕部調査により損傷の大きい看板４ケ所の報告を受け現地確認 ⇒自主防災隊の工作 の得意そうな方に補修を依頼。（本来、安全衛生保繕部対応案件だが時期的に総会準備等で厳しいため、お願いした次第）

＜事務局＞

(1)総会資料 ＊だいぶ回収できた。スケジュール通り進めたい。１８日に印刷できる状態にしたい。印刷は現幹 事のものを先に印刷し、新幹事のものを後から印刷する。現と新で議案書の綴りは別。配付は開 催通知書と委任状をつけて配付する。

[質問・意見]

☒印刷などは事務局から連絡をして、幹事で協力して印刷、丁合、製本を行う。

(2)会員名簿 ＊調査票は幹事会終了後回収。

＜会 計＞ ＊会計監査は無事に終了。

＜広報部＞

(1)会員名簿の作成準備

(2)広報誌 ＊今年度最終号を発行予定。記事を集めます。

[意見・質問]

☒新幹事の名簿を広報誌に載せられるか。会長のあいさつを入れてほしい。新会長のあいさつが 記事に載るのが６月発行の広報誌では遅いので。

☒総会での承認がないので、総会が終わってから新広報部ですぐに発行した方がよい。

☒今年の場合は会長が継続なので、会長のあいさつは３月号でも大丈夫かもしれない。

＜施設管理部＞

＊特記事項なし。 

＜安全衛生・保繕部＞

＊特記事項なし

[意見・質問]

☒U 字溝に蓋をするという話はどうなったのか。 Ⓐまだ対応できていない。申し送りする。 ＜レク部＞

＊特記事項なし

＊夏祭りで残った宝くじを当選確認。当選金は会計に戻す。

～事務局・高橋(6B)、瀬尾(16B)よりメッセージ～

今回の幹事会議事録が 2022 年度の最終版となりました。1 年間（12 回）、ブロック回覧・ホ ームページで目を通していただき感謝いたします。幹事会は総会に次ぐ議決機関で、幹事会議事録 は特に公正を期するため、幹事の全ての質問・意見を記載しました。今後、幹事会が自由で活発な 意見交換の場として、本年度の議事録が少しでもお役に立てば幸いと思います。 ありがとうございました。