2022 年度 第 10 回幹事会議事録

開催日：2023 年 1 月 14 日

開催場所：館町会館 1 階ホール

出席者：20 名 欠席者 1 名

作成日：2023 年 1 月 3０日

作成者：事務局

議 題

＜会長・報告＞

(1)会館整備検討委員会

【報告】

＊12 月 28 日 臨時総会[書面審議投票]のお知らせを配布

＊1 月 7～８日 会館整備の方向性説明会を開催 ⇒説明会出席者数は幹事含めて合計 47 名 ⇒ご質問、ご意見、ご要望、ご感想は「会館整備方向性説明会 質疑応答」参照

＊1 月下旬 投票用紙配布

＊2 月 1 日～8 日 投票（各ブロック幹事宅ポストへ 、都合により幹事宅への投函が困難な 場合は各ブロック幹事と調整）

＊2 月 11 日 開票～集計～幹事会確認

[質問・意見] ☒投票の方法について、幹事宅への投函方式だと投票率が下がるのでは？

Ⓐ自治会費の集金と同じやり方にしてはどうか。

☒ブロック会議で会館問題について議題にあげるのか。

Ⓐ（会長）あげない予定でいる。

☒４７人の出席者数で、投票でよいのか。ほとんどの人が内容をよく理解できていない中での投 票になるのではないか。ブロック会議の議題に挙げた方がよいのではないか。

☒幹事が投票用紙を受け取りに行けば、みんな出してくれると思う。臨時総会は成立すると思う。

☒ブロック会議で扱わないという形でこれまで進めてきたのだから、その方向性でよいのでは ないか。

☒ブロック会議で質問や意見が出たら、いったん預かって後日答えるようにしてはどうか。 ☒５５０万の予算を使うという大きな話だけれど、委任が多くなっていい話なのか。

☒会館問題については説明をよく読んでください、と伝えることも大事。

☒これだけ大きな問題なのに、幹事が質問に答えられないというのはおかしい。

☒当然質問は出ると思う。

☒説明会での議論が A 案、D 案について深まらなかったのが残念。幹事会として A 案をもっと 強く訴えるべきだったのではないか。 ☒投票結果は投票結果として受け止めればいいのではないか。

☒投票の日程をどうするのか。

Ⓐ２月１日～１０日の期間でブロック幹事が回収しにいく。ダメな場合は１１日までに幹事 宅に届けるようにする。

✱ブロック会議では、これまでの経過を報告するようにして、投票のお願いをする。２つの案に 対して、幹事会としての意向を説明するようにする。答えられない質問があったら、後日答え るようにする。

(2)館町地域防災訓練

【報告】

＊12/10 自主防災隊主導にて防災訓練に参加 館町地域の町会・自治会、横山第一小学校・PTA が主催 ＊館町団地参加者は 30 名で過去最高（内、幹事は 13 名）

(3)その他

＊会館にあるアルバムは電子化して保存してある。

＊会館にある表彰状も電子化して保存。

＊市から乾パンが支給されたので、会員のみなさんに新春文化祭で配布。

＜事務局＞

(1)今後の日程 ＊２月と３月の活動計画を検討。

＊総会は４月の２週に行われることを前提にスケジュールを作成した。

[質問・意見]

☒ブロック会議のスケジュールはどう確保したらよいのか。

Ⓐ１月２８日・２９日、２月４日・５日の日程で事務局から提案する。

(2)館町団地自治会個人情報取扱規定の改定 ＊個人情報取扱規定、パソコン使用規定の改定。会則・規定改訂履歴の追記、個人情報運用手引の 新設を提案。

[質問・意見] ☒最新のものにアップデートした方がよいので、賛成する。

✱幹事会として改定可決。履歴の追記、運用手引の新設についても了承。

＜会 計＞

(1)各部の予算清算、出納帳作成

＊２月の幹事会で提出できる方は提出する。予算執行はなるべくそれまでに。

[質問・意見]

☒出納帳に必要な項目は？

Ⓐ日付、品目、残高を記載し、レシートなどを添付すること。

＜施設管理部＞

(1)会館清掃

＊１２月は落ち葉対応が大変だった。１月も継続して行う。

(2)会館および内外の点検

＊特に大きな問題はなし。１月中に消火器 BOX のカビ取りと駐車場の白線塗りをする。

(3)１２月末までの会計

＊会館使用人数１７５人。８７００円の使用入金。１２月末の残高２０８１０円。

＜安全衛生・保繕部＞

(1)降雪時の雪かき ＊鍵番号は幹事のみの情報なので、取り扱い注意。

＊公共の場所（階段など）も雪かきの応援をお願いしたい。

[質問・意見]

☒鍵番号は幹事が不在の時に開けられないので、各家庭に知らせてあったのでは？

Ⓐ全戸には配布していないと思うが・・・。回覧した方がよいのだろうか。

✱雪かき道具、融雪剤の設置場所と種類と数量の用紙は回覧することに決定。 ☒会館隣の公園のフェンスの補修は安全衛生保繕部で対応。

＜広報部＞

(1)北公園東側の掲示板補修 ＊近日中に補修予定。

(2)広報回覧 ＊館町団地ニュースはいったんお休みし、４役・各部の活動状況を知らせる回覧 物を作成した。

＜レク部＞

(1)新春文化祭の確認

＊当日のスケジュールの確認。

以上