2022 年度 第 11 回幹事会議事録

開催日：2023 年 2 月 11 日

開催場所：館町会館 1 階ホール

出席者：20 名 欠席者 2 名

作成日：2023 年 2 月 3０日

作成者：事務局

議 題

＜会長・報告＞

(1)臨時総会書面審議投票結果

【報告】 ＊選挙管理委員の立ち合いのもと、開票を行う。

１３B は欠席、安藤会長が代理で開票。

１８B は欠席、瀬尾事務局が代理で開票。

2 月 11 日・１９時から２０時まで。館町会館ホールにて。

＊投票総数２７４。投票率９６％

有効投票数２６９。白票５。

A 案１７２票、D 案２０票、委任７７票。

選挙管理委員より選挙結果について報告。選挙管理委員長 美田さん。

選挙結果について確定。

＊臨時総会書面審議投票結果 投票結果に基づいて、A 案・新築案で総会議決。

(2)横山南住民協議会

【報告】

＊2/4 拡大理事会報告

＊つるし雛まつり 日時：３月３日（金）～５日（日）10：00～15：30（５日は 15：00） 　場所：横山南市民センター １階 体育室

＊ボッチャ体験会 日時：３月３日（金）9：30～11：30

　場所：横山南市民センター ２階 多目的室

(3)役員選挙を実施予定

＜事務局＞

(1)転入者への書類変更

＊転入者に渡す書類、ホームページ、入会届などを更新。特に入会届については、新しい館町団地 自治会個人情報取扱規定に基づいて更新。

(2)２月後半、３月の現幹事、新幹事の活動予定を提案

＊新幹事会（役割分担）、現・新幹事の業務引継ぎが当面の活動 → 会長招集

(3)個人情報取扱規定のポイントを確認。

＊「会員名簿」の作成へのお願い（調査票）を配付するかどうか。名簿の更新を進めるということ が大事。

[質問・意見]

☒変更のある方のみ記載ということではどうか。

Ⓐ新しい個人情報保護法に沿うには一部の更新では対応取れない。

☒タイトルを「会員名簿の更新」という文言を入れてはどうか。

Ⓐ新しい個人情報保護法に沿った、新たに作り直すという点では機能・様式を含めた作成が必 要と思われる。

☒ポストインではなく回収の方がよいのでは。

Ⓐ幹事の負担を考慮する必要がある。

✱ポストインを基本として、封筒つけて回収する。ことに決定。

＜会 計＞

(1)出納帳の提出 ＊後ほど提出。

(2)令和５年度の予算 ＊予算を決めていきたい。会員数が減少しているので、これまで通りの予算立ては難しい。より実 態に近い予算立てをしてほしい。引き継ぎの時にその旨を伝えてほしい。

[質問・意見]

☒会館の建て替えなどがあると思うが、予算をどう組むのか。

Ⓐイレギュラーな状況が起こるかもしれないが、それをふまえて予算立てをしてほしい。必要 なものが変わってくるので、そこも考慮してほしい。

☒会館の取り壊しが始まるとすれば、それも考慮するのか。

Ⓐそこは考慮に入れず、従来の活動を念頭に予算立てしてほしい。

＜施設管理部＞

(1)会館清掃

＊２月清掃無事に終わりました。３月の清掃もよろしくお願いします。

(2)駐車場の白線 ＊補修中。

＜安全衛生・保繕部＞

[意見・質問] ☒ゆりのき台から上がってくる道路について、U 字溝に蓋をしたほうがいいのでは？

Ⓐ通り抜けをする人にそこまで気を遣う必要はないという話もあるが・・・。

☒U 字溝に蓋をするという話を聞いたこともある。

Ⓐ来月の幹事会で状況について報告してほしい。

☒２月１０日の大雪で北公園の木が傾いてきている。

Ⓐ公園課に副会長が連絡する。

☒北公園そばの街灯が穴があいていて危険。電柱にくくりつけている看板にもはずれそうな危険 個所あり（中央通り東３通り付近と北公園のそばの東通り）。

Ⓐ警察へ連絡する。

＜広報部＞

(1)北公園東側の掲示板補修 ＊補修が完了した。

(2)広報回覧 ＊新しいものがあるので回覧お願いします。

[意見・質問]

☒今日の選挙結果についてすぐに知らせた方がいいのでは。

Ⓐお知らせします。

＜レク部＞

(1)新春文化祭について

＊会計報告 予算：￥１５０,０００ 支出：￥７３,２６９ 残高：\７６,７３１

＊反省点 ・反省会で出された意見を集約。 ・余った食材の取り扱いについては、幹事会で処理。

・当日の運営について、必要食材数などを記録し引き継ぎできるように記録しておく

以上